Чем отличаются должностные обязанности от функциональных обязанностей? Должностные обязанности

Должностные обязанности - это трудовые обязанности сотрудника в зависимости от занимаемой им должности и специфика выполнения трудовых функций. Эти обязанности отражаются в должностной инструкции.

Должностная инструкция - это локальный документ, в котором отражаются права и обязанности сотрудника, а также его обязанности и ответственность за их невыполнение в зависимости от специфики занимаемой должности и деятельности предприятия.
Должностные инструкции разрабатываются специалистами кадровой службы совместно с юристами. Этот документ должен полностью соответствовать действующему законодательству.
Утверждает документ работодатель или наёмный руководитель, если он обладает таковыми полномочиями.

Перед тем как подписать с соискателем трудовой договор, работодатель должен ознакомить его с должностной инструкцией. Если работник согласен, он должен поставить свою подпись на последнем листе документа.
Если работник не будет ознакомлен с инструкцией, то работодатель не сможет его привлечь к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих обязанностей.

Должностные инструкции необходимы для оценки деятельности работника, а также для проведения аттестации.

Существуют типовые инструкции, на которые можно ориентироваться при составлении. Но их не стоит брать за основу, так как они составлены без учёта спецификации деятельности предприятия и должности.

Типовая должностная инструкция

От того, как оформлена должностная инструкция, зависит порядок её принятия и введения её в действие. Если она является приложением к трудовому договору, то она принимается при обоюдном согласии обеих сторон. То есть работодатель предлагается свой вариант документа, а работник либо полностью соглашается с ним, либо указывает на те пункты, которые он хотел бы поменять.

Если должностная инструкция является отдельным документом, то утверждает её работодатель единолично.

В типовой должностной инструкции должны быть следующие пункты:

общие положения. Здесь нужно указать:
- точное наименование должности;
- кому подчиняется данный работник;
- должностное лицо, которое имеет право назначить его должность и освободить его;
- наличие или отсутствие подчинённых;
- возможность и порядок замещения данного сотрудника на случай его отсутствия по уважительной причине (например, очередной отпуск);
- список документов и нормативных актов, которыми данный сотрудник может руководствоваться при осуществлении своей трудовой деятельности;
основные задачи и обязанности данного работника. Этот раздел ещё называют «Должностные обязанности». В этом разделе раскрываются основные задачи деятельности данного работника в зависимости от специфики занимаемой им должности:
- определяется основная задача, которую он должен выполнять на протяжении всей своей трудовой деятельности у данного работодателя;
- определяется круг его дополнительных обязанностей, которые «вытекают» из основной задачи;
права. Здесь указывается подробный перечень того, что работник имеет право делать на рабочем месте для улучшения выполнения своих непосредственных обязанностей.
Права сотрудника должны быть определены достаточно чётко. Это необходимо для успешного разрешения споров и конфликтов, которые могут возникнуть в ходе работы между сотрудником и работодателем. На основании инструкции работник может отстаивать свои права в суде.Предоставление сотруднику определённых прав способствует выполнению им своих обязанностей.
ответственность работника за невыполнение своих основных должностных обязанностей.
В этом разделе должностной инструкции указывается ответственность работника не только за невыполнение своих обязанностей, но и за неиспользованием им своих прав, которые представлены в предыдущем разделе.
Здесь нужно чётко указать, какая ответственность возлагается на работника за те или иные дисциплинарные нарушения. Если этого не сделать, то работник может оспорить в суде наложение того или иного дисциплинарного взыскания;
требования к работнику. Здесь нужно указать, каким требованиям должен отвечать соискатель для того чтобы занимать эту должность. Можно указать:
- образование;
- наличие или отсутствие необходимого стажа работы в аналогичной должности;
- наличие или отсутствие специальных навыков. Например, водительских прав или лицензии на ношение оружия.

Требования к работнику не обязательно выделять в отдельный пункт. Всю информацию этого раздела можно указать в «Общих положениях».

Положения должностной инструкции не должны быть:

Расплывчаты. Каждый пункт и подпункт должен нести конкретную информацию;
Повторяемы. В каждом пункте и подпункте должна быть только та информация, которая имеет отношение к данному разделу.

Раздел 3. Ответственность. В данном разделе перечисляются виды ответственности, которую несет сотрудник за качество и своевременность выполняемой им работы, нарушения трудовой дисциплины, утерю или порчу вверенных ему материальных ценностей и документов в соответствии с трудовым законодательством и локальными актами.

Материально ответственные сотрудники в обязательном порядке заключают договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности.

В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации сотрудник несет ответственность за:

1) распространение сведений конфиденциального характера, потерю документов, содержащих такие сведения, нарушение установленных правил обращения с конфиденциальной информацией (ст. 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ), ст. 137 Уголовного кодекса Российской Федерации (УК РФ));

2) собирание сведений, составляющих коммерческую тайну, путем похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом (ст. 183 УК РФ);

3) использование лицом, выполняющим управленческие функции в коммерческой организации, своих полномочий вопреки законным интересам этой организации и в целях извлечения выгод и преимуществ для себя или других лиц либо нанесения вреда другим лицам, если это деяние повлекло причинение существенного вреда правам и законным интересам граждан или организаций (п. 1 ст. 201 УК РФ);

4) неправомерный доступ к охраняемой законом компьютерной информации, т. е. информации на машинном носителе, в электронно-вычислительной машине (ЭВМ), системе ЭВМ или их сети, если это деяние повлекло уничтожение, блокирование, модификацию либо копирование информации, нарушение работы ЭВМ, системы ЭВМ или их сети (ст. 272 УК РФ).

Что касается квалификационных требований , то в данном разделе оговариваются требования к образованию, знаниям, умениям, профессиональной подготовке. Знания могут быть как общими, так и специфическими (например, знание иностранного языка, знание определенных нормативных документов внешнего и внутреннего характера, умение работать с людьми, навыки работы с организационной техникой различного назначения, в том числе на ПК, организаторские и аналитические способности, коммуникабельность).

К условиям работы могут относиться поездки в командировки, выделение средств связи, требования к оборудованию рабочего места, необходимость установки программного обеспечения и иные условия, связанные с выполнением трудовых обязанностей.

Должностные инструкции оформляются в едином графическом стиле в соответствии с требованиями, установленными в организации.

Приведем пример должностной инструкции.

Примерная должностная инструкция управляющего отелем

Управляющий формирует работу и обеспечивает экономическую эффективность деятельности отеля.

Общие положения:

1) подчиненность. Управляющий отелем непосредственно подчинен собственнику отеля;

2) замещение. Управляющего отелем заменяет заместитель управляющего;

3) прием и освобождение от должности. Управляющий отелем назначается на должность и освобождается от должности распоряжением собственника отеля. Должностные обязанности

1. Руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью отеля, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества отеля, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.

2. Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений и производственных единиц, направляет их деятельность на:

1) повышение эффективности работы отеля;

2) рост объемов сбыта услуг;

3) увеличение прибыли, улучшение качества и конкурентоспособности;

4) соответствие предоставляемых услуг мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка;

5) обеспечение сохранности и содержание в исправном состоянии помещений и имущества в соответствии с правилами и нормами эксплуатации, бесперебойной работы оборудования, благоустройства и комфортности;

6) соблюдение санитарно-технических и противопожарных требований.

3. Осуществляет контроль за качеством обслуживания клиентов в соответствии с классом гостиницы, учетом, распределением и правильным использованием жилых номеров и свободных мест, а также соблюдением паспортного режима.

4. Обеспечивает выполнение отелем всех обязательств перед региональным и местным бюджетом, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов) и бизнес-планов.

5. Организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества услуг, экономической эффективности их производства, экономного расходования всех видов ресурсов.

6. Принимает меры по обеспечению отеля квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда.

7. Обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и моральных стимулов повышения эффективности производства, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки.

8. Решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности отеля, в пределах предоставленных ему законодательством прав, поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам – заместителю управляющего, менеджеру, шеф-повару ресторана.

9. Обеспечивает ведение и своевременное представление отчетности о хозяйственно-финансовой деятельности гостиницы.

10. Обеспечивает соблюдение законности в деятельности отеля и осуществлении его хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений.

11. Защищает имущественные интересы отеля в суде, арбитраже, органах государственной власти и управления.

Требования, предъявляемые к квалификации управляющего отелем Управляющему отелем необходимо знать:

1) законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность предприятия, постановления федеральных, региональных и местных органов государственной власти и управления, определяющие приоритетные направления развития экономики и соответствующей отрасли;

2) перспективы технического, экономического и социального развития отрасли и отеля, производственные мощности и кадровые ресурсы отеля;

3) технологию предоставления услуг отеля, правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации;

4) рыночные методы хозяйствования и управления отелем;

5) систему экономических индикаторов, позволяющих предприятию определять свое положение на рынке и разрабатывать программы выхода на новые рынки сбыта;

6) порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров;

7) конъюнктуру рынка;

8) формы и системы оплаты труда.

Права управляющего отелем

1. Управляющий отелем имеет право давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в их функциональные обязанности.

2. Управляющий отелем имеет право контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений подчиненными ему службами и подразделениями.

3. Управляющий отелем имеет право запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности и деятельности подчиненных ему служб и подразделений.

4. Управляющий отелем имеет право взаимодействовать с другими предприятиями, организациями и учреждениями по производственным и другим вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

5. Управляющий отелем имеет право знакомиться с проектами решений Владельца отеля, касающимися деятельности отеля.

6. Управляющий отелем имеет право предлагать на рассмотрение Владельца предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей Должностной инструкцией обязанностями.

7. Управляющий отелем имеет право выносить на рассмотрение Владельца предложения о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей работников отеля, предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

8. Управляющий отелем имеет право докладывать Владельцу обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

9. Управляющий отелем имеет право общаться с представителями прессы, передавать служебную информацию в другие организации как сотрудник отеля в рамках выполняемых функций по должности.

Ответственность

Управляющий отелем несет ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

1. Управляющий отелем несет ответственность за нарушение правил и положений, регламентирующих деятельность отеля.

2. При переходе на другую работу или освобождении от должности управляющий отелем ответственен за надлежащую и своевременную пересдачу дел лицу, вступающему в настоящую должность, а в случае отсутствия такового – лицу, его заменяющему, или непосредственно Владельцу.

3. Управляющий отелем несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. Управляющий отелем несет ответственность за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Управляющий отелем несет ответственность за соблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

6. Управляющий отелем несет ответственность за выполнение правил внутреннего распорядка, технической и противопожарной безопасности.

Положения о подразделениях и должностные инструкции начинают действовать с момента их утверждения руководителями предприятия (организации) и прекращают свое действие с момента утверждения новых версий этих документов либо приказа (распоряжения) об упразднении, реорганизации существующего подразделения, либо сокращении штатных единиц. Ознакомление сотрудников организации с названными документами осуществляется под роспись. Оригиналы подписей сотрудников об ознакомлении с положениями о подразделениях и должностными инструкциями направляются руководителем подразделения в отдел кадров организации или предприятия в течение трех рабочих дней с даты утверждения приказа (распоряжения), которые хранятся в подразделении в течение всего времени существования данной должности в данном подразделении.

Положения о подразделениях и должностные инструкции, утратившие действие, хранятся в архиве в течение срока, установленного номенклатурой дел организации или предприятия. Вместе с этими документами хранятся подписи работников об ознакомлении с названными выше документами.

При создании нового подразделения утверждаются и вводятся в действие распоряжением руководителя организации или предприятия положение о подразделении и должностные инструкции.

Если во вновь создаваемом подразделении для работы привлекается небольшое число сотрудников, к должностным инструкциям и положению о создаваемом подразделении отдельным распоряжением руководителя должно прилагаться описание направлений деятельности, задач и функций подразделений и функциональных обязанностей сотрудников. При этом в распоряжении о создании подразделения должен быть указан срок разработки и представления на утверждение положения о подразделении и должностных инструкций (не более трех месяцев после создания).

В случае если вновь созданное подразделение имеет сложную внутреннюю структуру, то к распоряжению о создании нового подразделения организации или предприятия в обязательном порядке прилагаются также положения обо всех структурных подразделениях в составе данного создаваемого подразделения.

Когда штат организации (подразделения) увеличивается на всех вновь принятых сотрудников и сотрудников, переведенных с других должностей, составляются должностные инструкции. Должностные инструкции на всех сотрудников утверждаются и вводятся в действие специальным приказом (распоряжением) руководителя организации или структурного подразделения. Разработка и согласование должностных инструкций происходят в соответствии с установленными в каждой организации внутренними правилами.

На практике часто возникают ситуации, когда при неизменной численности персонала меняются обязанности работников и компетенция отделов. В подобных случаях новые должностные инструкции и положения приниматься не будут. Целесообразнее будет внести ряд изменений в уже существующие документы.

Должностная инструкция считается действующим документом только в том случае, если она отражает существующий в организации процесс работы.

Развитие трудовых отношений привело к тому, что круг полномочий и компетенций каждого сотрудника получил точное определение. Руководство порой заставляет своих работников выходить за рамки должностных обязанностей и выполнять несвойственные им функции. Точное разграничение понятий поможет сотрудникам организаций лучше понимать свои права и, соответственно, аргументировано отстаивать их.

Определение

Функции – конкретное поле деятельности сотрудника, идеальный результат его работы, направленный на достижение общеорганизационных целей. К ним относятся, в зависимости от сферы труда, выполнение поручений руководства, кадровое делопроизводство, технический и операционный контроль и многое другое. Это ожидаемый результат, который должен принести работник в результате успешной деятельности.

Должностные обязанности – конкретные действия, выполняемые работником для исполнения функций и достижения поставленных задач. Это исчерпывающий набор процессов, которые сотрудник должен выполнять в установленные сроки и на приемлемом уровне качества. Должностные обязанности должны быть конкретными и очерчивать оптимальный способ выполнения работником поставленных задач.

Сравнение

Таким образом, ключевое отличие между указанными категориями – это сущность понятий. Функции – прогнозируемый или ожидаемый результат труда работника предприятия. Данное понятие является общим и предельно широким. Должностные обязанности – процесс, одновременно и обязанности, и рекомендации сотруднику. Они являются вторичными по отношению к функциям, а также более детализированными и конкретными.

Как функции, так и должностные обязанности должны быть закреплены в нормативных актах организации. Выход за очерченные рамки допускается лишь в особых случаях и, как правило, не по инициативе сотрудника.

Выводы сайт

Объём понятий. Функции – общая категория, в то время как обязанности – частная.
Иерархичность. Функции – первичны, и на их основе выстраиваются должностные обязанности.
Сущность. Функции – это прогнозируемый результат деятельности, обязанности – описание процесса.
Детализация. Функции в общем виде раскрывают задачи работника, а обязанности – предельно конкретизируют их.

Каждый работник перед принятием приглашения работодателя внимательно изучает список требований и возлагаемую на него ответственность. Из-за того, что современное общество и жизненный уклад требуют от каждого человека молниеносных принятий решений, никто особенно не вникает в назначение такого понятия, как функциональные обязанности. Перечень собственных обязанностей помогает глубже вникнуть в сферу своей работы, а также более осмысленно подходить к выполнению поставленных задач.

Выгода для нанимателя

Каждый руководитель, нанимая очередного сотрудника, ожидает от него компетентности, инициативности и ответственности. Но многие люди не совсем понимают, что от них требуют. Так, к примеру, функциональные которые будут представлены в виде официального документа, помогут новому сотруднику быстрее войти в курс дел и свободнее ориентироваться в том, чего от него ожидают. Для руководителя это является решением многих проблем, связанных с постоянными встречами с вновь прибывшим сотрудником и объяснением ему того, что он и так должен знать. Также должностная инструкция может являться средством контроля работы подчиненных.

Выгода для сотрудника

При первичном инструктаже каждому специалисту говорят, что он должен четко знать свои обязанности и ответственно их выполнять. Но, к сожалению, редко кто объясняет, зачем это нужно. Таким образом, к этому начинают относиться формально и пренебрежительно. В том случае, когда работник досконально знает свои функциональные обязанности, он не только легче ориентируется в рабочей среде, но также избавляет себя от лишней работы, которую стараются на него возложить начальники. Такой специалист прекрасно знает, за что ему платят, а какие задания будут требовать дополнительного вознаграждения.

Правила составления

Функциональные обязанности должны быть записаны и утверждены руководством компании. При их описании необходимо избегать сложных понятий, которые будут требовать дополнительного разъяснения, а также фраз, которые могут быть двояко интерпретированы. Функциональные обязанности к примеру, не должны указывать на его превосходство перед остальными сотрудниками. Каждый работник при приеме на работу должен быть ознакомлен со своими обязанностями и письменно дать согласие на их исполнение. В случаях, когда работник не выполняет свои функциональные обязанности, наниматель вправе наложить штраф или по статье о несоответствии работника занимаемой должности.

Таким образом, официально оформленные функциональные обязанности сотрудника являются как ограничителем деятельности, так и инструментом управления и контроля. При правильном их использовании появляется возможность увеличить а также обезопасить как нанимателя, так и сотрудника от воздействия человеческого фактора на работу.