Заполняется карточка т 2. Личная карточка

Личная карточка может открываться на каждого сотрудника, с кем у компании заключено трудовое соглашение. Это делается при приеме на работу, после чего данные в нее записываются до самого момента увольнения. В документе фиксируются все сведения о работнике, включая поощрения, наказание, прохождение обучения и другое. Образец заполнения личной карточки работника формы Т-2 позволит делать это правильно.

В законе определено, какие именно документы новый работник должен предоставить организации при оформлении. В определенных случаях у него также могут быть запрошены и иные сведения. Чтобы систематизировать всю предоставленную информацию, на него может быть открыта личная карточка Т-2. Этот бланк не относится к числу обязательных для заполнения.

Этот документ должен открываться как на штатного работника, так и приходящего по совместительству.

Первое заполнение бланка можно произвести при помощи компьютера. После этого остальные сведения вносятся от руки шариковой ручкой. Пустые поля прочеркивать нельзя.

Данные в карточку записываются ответственным работником, обычно кадровиком, на основании подтверждающих документов. Их копии должны быть подшиты в личное дело сотрудника.

В определенных ситуациях работник должен подтверждать правильность информации, которая вносится в карточку. Производит он это путем проставления подписи в определенных местах.

Внимание: компаниям дано право перерабатывать стандартный бланк документа. Для того, чтобы учитывать особенности бизнеса, можно также составить собственную форму личной карточки.

Обязательный ли это документ

В обычной ситуации карточка форма Т-2 не входит в состав документов, которые должны в обязательном порядке составляться на предприятии. Однако это не касается лиц, которые являются военнообязанными.

Действующий закон по воинскому учету устанавливает, что личные карточки форма Т-2 должны открываться на каждого работника с таким статусом.

Насколько правильно в нее вносятся сведения периодически могут проверять сотрудники военкомата. Также отдельным приказом по предприятию должен быть назначен ответственный за воинский учет, который вносит данные сведения в документы и заверяет это своей подписью.

Важно: если данные правила соблюдаться не будут, то на компанию могут налагаться денежные штрафы.

На основании каких документов заполняется личная карточка

При внесении сведений в личную карточку необходимо опираться на копии документов, которые предоставляет сам работник, а также на бланки, составленные уже в самой организации в процессе работы. Рекомендуется со всех документов снимать копии и прикреплять их к личной карточке для подтверждения сведений.

Обычно источниками данных являются следующие документы:

Документ для подтверждения личности сотрудника;
Бланк ИНН;
Карточка СНИЛС;
Военный билет (если он есть);
Аттестат, диплом либо иной документ об образовании;
Трудовая книжка, справка с основного места деятельности;
Свидетельство о браке (при наличии);
Свидетельства о рождении детей (при наличии);
Трудовое соглашение;
Копии распоряжений о приеме, переводе, поощрениях, наказаниях и т. д.

Внимание: большая часть данных документов используется при внесении в карточку первичных данных после приема на работу. Сведения, которые списываются в карточку из приказов на прием, перевод, увольнение должны в обязательном порядке заверяться подписью самого сотрудника.

Личная карточка работника форма Т-2 бланк скачать бесплатно

Файлы для скачивания:

Личная карточка работника форма Т-2 образец заполнения 2018

Рассмотрим образец заполнения формы Т-2, чтобы знать, как правильно указывать данные. Сначала необходимо указать сведения в шапке бланка. Здесь записывается наименование компании и ее код, присвоенный Росстатом.

Далее нужно указать день, в который открывается карточка, код работника согласно табелю. Следующим шагом проставляются ИНН и СНИЛС сотрудника на основании предъявленных им документов.

Далее, необходимо указать букву, с какой начинается фамилия работника. Также рядом заносится характер деятельности сотрудника, и ее вид. К примеру, основная это деятельность либо по совместительству. Завершается заполнение шапки проставлением пола работника.

Общие сведения

Первым делом в данном разделе записываются реквизиты подписанного с сотрудником трудового соглашения.

В строки 1-3 вносятся Ф.И.О. работника, а также сведения о его дате и месте рождения. Справа от граф находится таблица - в ней необходимо записывать коды по справочнику, соответствующие проставленным значениям. При внесении сведений о месте рождения населенные пункты (село, аул и т. д.) нужно указывать целиком, без сокращения.

В строку 4 вписывается гражданство.

В строке 5 проставляется иностранный язык, который знает сотрудник, а также как именно он им владеет. К примеру, здесь можно указать «Читаю и пишу со словарем», «Свободно владею» и т. д.

В строке 6 указывается образование, которое получил работник. Здесь проставляются вид образования, сведения об учебном заведении, данные о документе, полученном после его окончания (аттестат, диплом и т. д.).

В строке 7 записывается профессия, на которую принят сотрудник.

В строке 8 проставляется размер имеющегося трудового стажа у сотрудника на определенную дату. Как правило, в качестве нее выбирается день приема на работу. Эти сведения заносятся на основании трудовой книжки.

В строки 9 и 10 записывается информация о нахождении работника в браке, а также об имеющихся у него ближайших родственниках. Эти сведения записываются целиком, т. е. Ф.И.О. указывается без сокращения.

В строке 11 указываются данные о документе, которым подтверждается личность сотрудника.

Строка 12 предназначена для проставления адресов работника - по прописке и фактического. Если они совпадают, то второй адрес разрешается не заполнять. Также в этой позиции записывается номер телефона.

Сведения о воинском учете

Данный раздел заполняется только для работников-мужчин. Сведения в него записываются на основе военного билета либо приписного удостоверения.

В строке 1 указывается категория запаса. Ее нужно оставлять пустой, если работник относится к офицерскому составу.

В строку 2 заносится воинское звание. В случае, когда у работника на руках приписное удостоверение и он еще не призывался на службу, необходимо записать «Подлежит призыву».

В сроке 3 отмечается тип солдат, в которому относится сотрудник - солдаты, медицинский и т. д.

В строку 4 заносится код специальности, полученной за период воинской службы.

В строке 5 при помощи букв от А до Г указывается степень пригодности к несению военной службы.

В строке 6 записывается наименование военкомата, в котором сотрудник находится на учете.

В строке 7 должно указываться текущее состояние на учете. Эти сведения записываются только простым карандашом.

Данные в строке 8 записываются в случае снятия с воинского учета.

Внимание: все внесенные сюда сведения проверяет и подтверждает своей подписью кадровик. Далее, с ними должен ознакомиться работник и также поставить свою подпись для подтверждения.

Прием на работу и переводы на другую работу

При открытии карточки в этот раздел необходимо внести сведения о приеме сотрудника. Далее, здесь указываются данные о его движении по предприятию, повышениях и т. д.

В таблице вносится дата изменения его статуса, сведения о новом структурном подразделении, его новые должность и оклад. Также в этом разделе указываются сведения о приказе, которым было установлено данное перемещение.

Последняя графа таблицы предназначена для личной подписи сотрудника - он ставит ее после ознакомления с внесенными сведениями.

Аттестация

В организации периодически может осуществляться аттестации сотрудников. Если она проводилась, информация о ней должна также присутствовать в личной карточке работника. Здесь отражаются сведения о дате ее проведения, далее указывается вынесенное комиссией решение о годности работника, а также номер и дата документа, оформляющего решение аттестационной комиссии.

Внимание: последняя графа может быть пустой, если в ней не отражаются реквизиты приказа, на основании которого в организации проводилась аттестация.

Повышение квалификации

Сотрудники компании должны периодически проходить повышение квалификации на курсах, с тем чтобы соответствовать существующим профстандартам и занимаемым должностям. Данная информация также должна фиксироваться в личной карточке работника компании.

В таблице следует указывать начальную и конечную дату повышения квалификации, далее вписывается наименование произведенной переквалификации, а также номер и дату документа, выданного работнику после повышения квалификации.

В последней графе нужно зафиксировать сведения о распоряжении руководства, на основании которого сотрудник был направлен на повышение квалификации.

Профессиональная переподготовка

Современные условия осуществления деятельности требуют, чтобы работники компании периодически проходили обучение, переподготовку и т. д. Данные сведения нужно указывать в этом разделе.

Отражаются период переподготовки, наименование специальности, по которой осуществлялось обучение, а также реквизиты соответствующего документа, выдаваемого работнику по завершению обучения. В последнем столбике таблице нужно отразить основания, по которым работник был направлен на переподготовку.

Поощрения и награды

В процессе трудовой деятельности работник может поощряться и представлять к определенным наградам. Такие сведения следует отражать в данном разделе личной карточки. Информацию нужно вносить о премировании работника, представлении к награждению ценными подарками, грамотами и т.д.

В первом столбце таблицы необходимо отражать наименование осуществляемого поощрения, а рядом записывается основание для награждения работника. Это могут быть реквизиты приказа о поощрении.

Отпуск

Карточка работника должна отражать информацию о всех предоставленных периодах различных отпусков. Сюда нужно вписывать периоды основного, дополнительного отпуска, отпуска за свой счет, учебного и т. д. Информация представляется в виде таблицы.

Сначала следует указывать наименование отпуска, после того фиксируются дата начала и окончания периода, за который предоставляется отдых, Для основного отпуска здесь нужно отражать календарный год или его промежуток.

После этого указывается продолжительность периода отдыха в днях с обязательной фиксацией даты начала и окончания отпуска. В последнем столбике нужно вписать реквизиты распоряжения руководства компании, на основании которого предоставляется отпуск.

Внимание: так как эта часть занимает незначительное место, а сотрудник может трудится в организации длительный период, то рекомендуется к этому разделу оформлять приложение «Дополнение к личной карточке». У него повторяется шапка, как у раздела «Отпуск», а далее в соответствующие графы вносится информация согласно рассмотренному выше правилу.

Социальные льготы

В данном разделе следует указывать основания, по которым работнику предприятия может устанавливаться сокращенная длительность рабочего времени. К примеру, инвалиды 3 группы имеют социальную гарантию в виде сокращенного рабочего дня.

Сведения отражаются в табличной форме.

Первоначально нужно указать наименование льготы, после этого отражаются реквизиты документа, подтверждающего право сотрудника на данную льготу, а рядом нужно вписать ссылки на нормативные документе, в соответствии с которыми предоставляется данная льгота. Это может быть статья закона, постановления и т.д.

Дополнительные сведения

Эта часть личной карточки предназначена для внесения в нее сведений в свободной форме, которые не были отражены в других разделах формы Т-2.

Часто здесь кадровые специалисты указывают наличие у сотрудников прав на управление транспортными средствами с фиксацией реквизитов водительского удостоверения.

Также можно в этой части лицевой карточки указывать сведения о наличии инвалидности о работающего в компании человека.

Основания прекращения трудового договора

Эта часть личной карточки является завершающим разделом. В него данные следует вносить только тогда, когда происходит расторжение трудового соглашения с работником.

Сведения вносятся инспектором кадрового отдела. Здесь он отражает информацию о причине прекращения действия трудового контракта в формулировке, предусмотренной нормами трудового законодательства. Также в этом разделе указываются номер и дата распоряжения об увольнении, а также дату прекращения действия трудовых отношений.

После заполнения этой информации кадровый специалист еще раз проверяет записанные сведения и ставит свою подпись в подтверждении данной информации.

Важно: с этими данными нужно ознакомить работника компании, с которым расторгается контракт. Он должен проверить достоверность отражения информации, и после этого также поставить свою визу. После этого карточка Т2 закрывается.

Срок хранения документа

Личная карточка работника находится все время работы сотрудника компании в кадровой службе, в месте, куда доступ ограничен. После прекращения действия с сотрудником трудового соглашения, рекомендуется ее хранить в отделе кадров еще определенное время, а только после этого передавать данные документы в архив предприятия.

Сложившаяся практика показывает, что личные карточки на уволенных сотрудников хранятся кадровой службе от одного года до трех лет. Связано это с тем, что бывший работник в этот период может часто обращаться с запросами о предоставлении различных справок и иных сведений о работе.

Внимание: после передачи личной карточки в архив компании, ее нужно там хранить еще 75 лет после увольнения работника.

При оформлении сотрудника на работу на него необходимо завести личную карточку. В этом документе отражаются сведения о работнике и характер работы. В личной карточке (форма N Т-2) отражаются и другие дополнительные сведения.

Личная карточка

На каждого работника должна быть заведена его личная карточка. Заводится она работниками кадровой службы при приеме. Заполняется карточка по форме N Т-2. При приёме на работу научно-педагогического и научного работника одновременно нужно заполнить и карту по форме N Т-4 . А при оформлении лиц, замещающих госдолжности государственной службы, необходимо использовать форму N Т-2ГС(МС) .

Для того, чтобы правильно её заполнить, кадровому работнику придется собрать сведения о сотруднике. Информация в личную карточку вносится на основании:

паспорта работника (другого документа, удостоверяющего его личность);
приказа о приёме на работу;
трудовой книжки (другого документа, который может подтвердить его трудовой стаж);
свидетельства пенсионного страхования;
документов воинского учета (если трудоустраивающийся подлежит призыву на военную службу и военнообязан);
документов об образовании, наличии специальных знаний или квалификации (если для замещения должности требуется специальная подготовка или нужны специальные знания).

В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы. Например, справка об условиях и характере труда с основного места работы, если принимается работник по совместительству на работу с опасными и вредными условиями труда.

Форма начинается с шапки, где нужно указать название организации. Далее заполняются графы:

Дата составления (эта дата может отличаться от даты приёма);
Табельный номер;
Номер страхового свидетельства государственного страхования;
Алфавит (полнее нужно для систематизации карточек, здесь указывается первая буква фамилии работника);
Характер работы (временно или постоянно — в зависимости от того, срочный или бессрочный трудовой договор);
Вид работы (совместительство; если нет, то указывается "основная");
Пол (проставляется только буква М или Ж).

В карточке представлены разделы:

Общие сведения (Ф.И.О. работника, дата и место его рождения, сведения о гражданстве, информация о знании иностранного языка, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, реквизиты паспорта и сведения о месте жительства, номер его телефона) (Первый раздел);
Сведения о воинском учете (Второй раздел);
Прием на работу и перевод на другую работу (Третий раздел);
Аттестация (Четвертый раздел);
Повышение квалификации (Пятый раздел);
Профессиональная переподготовка (Шестой раздел);
Награды (поощрения), почетные звания (Седьмой раздел);
Отпуск (Восьмой раздел);
Социальные льготы (сведения о льготах, на которые работник имеет право по закону) (Девятый раздел);
Дополнительные сведения (Десятый раздел);
Основания прекращения трудового договора (Одиннадцатый раздел).

Классификаторы при заполнении карточки

На первой и второй страницах формы представлены поля для проставления кодов. Для заполнения этих полей нужно использовать классификаторы:

ОКАТО (объектов административно-территориального деления);
ОКИН (информации о населении);
ОКСО (специальностей по образованию);
ОКПО (предприятий и организаций);
ОКПДТР (должностей служащих, профессий рабочих и тарифных разрядов);
ОКУД (управленческой документации).

Как внести изменения

Если сведения о работнике изменились, то они должны быть отражены в его личной карточке. Чтобы правильно отразить такие изменения, нужно зачеркнуть одной чертой устаревшие данные и записать новые (рядом или выше). Изменения должны быть заверены подписью кадрового работника.

Также можно внести и исправления, если изначально были внесены неверные данные.

Является одной из унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Форма утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . Несмотря на то, что с 01.01.2013 применение данной формы не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012), она продолжает широко использоваться. И это не случайно, ведь в личной карточке содержится вся необходимая для работодателя информация о своих работниках.

Те сведения, которых в личной карточке нет, могут быть туда добавлены, ведь работодатель может изменить форму и содержание бланка Т-2. Для учета иных данных о работнике работодатель может также наряду с унифицированной формой заводить и иные карточки. Например, личную карточку водителя, форму и образец заполнения которой мы рассматривали в отдельном .

Важно при этом помнить, что при сборе и хранении личных данных работников нужно обеспечивать .

Форма Т-2 (личная карточка работника): бланк

Для личной карточки работника (форма Т-2) скачать бланк можно по приведенной ниже ссылке:

Личная карточка Т-2 (бланк): в формате Word.

Личная карточка (форма Т-2) состоит из 11 разделов:

Номер раздела	Наименование раздела	Какие сведения отражаются
I	Общие сведения	Ф.И.О. работника, дата и место рождения, знание иностранных языков, образование, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, данные о паспорте и месте жительства работника и др.
II	Сведения о воинском учете	Категория запаса, воинское звание, категория годности к военной службе и др.
III	Прием на работу и переводы на другую работу	Даты и основания приема и перевода работника на другую работу, должность, оклад и др.
IV	Аттестация	Даты аттестации, решения комиссий и др.
V	Повышение квалификации	Даты начала и окончания обучения, виды повышения квалификации, наименования образовательных учреждений и др.
VI	Профессиональная переподготовка	Даты начала и окончания переподготовки, специальность и др.
VII	Награды (поощрения), почетные звания	Наименования наград или поощрений, наименование, номер и дата документа, являющегося основанием для награды (поощрения)
VIII	Отпуск	Виды отпусков, периоды работы, за которые отпуск предоставляется, его продолжительность, даты начала и окончания, основания для отпуска
IX	Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством	Наименование льгот, их основание, номер и дата документа, дающего право на льготу
X	Дополнительные сведения	К примеру, о времени отстранения от работы, периодах простоя и др.
XI	Основание прекращения трудового договора (увольнения)	Указывается основание увольнения, дата увольнения и реквизиты соответствующего приказа

Форма Т2 «Личная карточка работника»: образец заполнения

Покажем на примере заполнение личной карточки работника Т-2.

Кадровики, оформляя нового сотрудника, ведут документацию, предусмотренную законодательством. Среди бумаг, не всегда обязательных для ведения, но получивших широкое практическое применение, – личная карточка сотрудника по форме Т-2. Рассмотрим инструкцию по заполнению карточки. Также можно скачать необходимый бланк и образец формы Т-2.

Претендент прошел собеседование, его взяли на работу, издан приказ о принятии, и теперь ему необходимо пройти процедуру трудоустройства. Для этого ему нужно подать установленный пакет документов, содержащих множество разнородных сведений.

Чтобы систематизировать эту информацию для дальнейшего учета, данные заносят на специально разработанные карточки. Таким образом, сведения обо всех работниках предприятия формируют удобную для полного учета картотеку.

Госкомстат Российской Федерации разработал и утвердил в постановлении от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» форму для заполнения личной карточки, названную Т-2.

На таком бланке удобно отражать все значимые сведения о сотруднике. Если предприятие считает нужным, оно может на ее основе разработать свой регистр учета данных о персонале.

Внимание! Личная карточка сотрудника применяется для работников, занимающих любые должности, как штатных, так и работающих по совместительству. Личные карточки удобно располагать в алфавитном порядке или распределять по структурным подразделениям.

Можно ли обойтись без личной карточки

Вышеупомянутое Постановление в п.2 регламентирует обязательное ведение личной карточки на каждого наемного работника во всех организациях. Так что на предприятиях нельзя вести личное дело сотрудника, не оформляя личные карточки.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для них ведение учета на личных карточках не обязательно, но они вправе также пользоваться формой Т-2.

Допустимо ли ведение личной карточки в электронной форме

Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.

Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:

премирования;
дисциплинарного взыскания;
ухода в отпуск;
внутреннего перевода;
увольнения.

Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.

Она должна находиться:

на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
на 4 странице – фиксация информации об увольнении.

Внимание! Вести личные карточки исключительно посредством компьютера нельзя. Однако, для удобства пользования можно дублировать определенный массив данных из формы Т-2, не требующих личного визирования.

На основании каких документов заполняется личная карточка

Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве. Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации.

Заполняющему личную карточку потребуются такие документы сотрудника:

– главный документ, отражаемый в карточке; он же является основанием для оформ
удостоверение личности работника (паспорт);
СНИЛС;
ИНН – не обязателен к предъявлению при приеме на работу (если трудоустройство первое, то ИНН оформит работодатель);
свидетельство о полученном образовании (диплом, аттестат);
военный билет;
анкета, содержащая данные о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении (при отсутствии анкеты – копии свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.);
трудовая книжка при устройстве на основное место работы;
справка о стаже с основного места работы – при трудоустройстве по совместительству.

К сведению! Если понадобится дополнительная информация, она может быть внесена в личную карточку со слов сотрудника.

Бланк и образец личной карточки на 2019 год

Личная карточка работника (форма Т-2): образец заполнения 2019 года

Обязанность по заведению, внесению записей и хранению личных карточек возлагается на специально уполномоченного ответственного работника кадрового или юридического отдела.

Бланки Т-2 в организациях являются документами строгой отчетности и подлежат сохранению в течение 75 лет. При хранении их отделяют от личных дел.

Бланк содержит 11 разделов, расположенных на 4 страницах. Две первые страницы должны заполняться непосредственно при трудоустройстве. Остальные листы подлежат заполнению в процессе работы.

Важные нюансы оформления личной карточки

Чтобы не допустить ошибок в оформлении и ведении личной карточки, следует придерживаться следующих правил, утвержденных соответствующими нормативными актами.

Заполнять форму можно от руки (синей или черной пастой) либо печатать посредством компьютера.
2 раздел личной карточки должен быть заполнен исключительно от руки.
Помарки, исправления и неразборчивый почерк не допускаются.
Сверку военных комиссариатов с документами воинского учета отмечают простым карандашом.
Карточку удобнее вести на картоне, а не на простой бумаге, во избежание быстрого изнашивания.

Правила и образец заполнения бланка Т-2

Прежде чем перейти к внесению информации в основные разделы, необходимо заполнить шапку бланка. В нее надо вписать полное название организации и ее .

Затем заполняется табличка:

дата заведения личной карточки (пишется цифрами в формате «день – месяц – год»);
табельный номер работника (не более 6 символов) – присваивается каждому новому сотруднику и не изменяется при внутренних перемещениях;
номер ИНН;
номер СНИЛС;
в графе «Алфавит» нужно проставить начальную букву фамилии работника (это нужно для более удобного размещения в общей картотеке);
постоянный или временный характер работы;
основная работа или по совместительству;
пол работника (буквой «М» или «Ж»).

Общие сведения

Первый раздел начинается с номера и даты заключения – эти цифры проставляются в предназначенных для них окошках в правом верхнем углу документа.

Графа 1. ФИО работника пишется без сокращений, как в паспорте.

Графа 2. Дата рождения записывается словами, а сбоку приводится цифрами.

Графа 3. Место рождения указывается, как в паспорте, в окошке приводится код по справочнику ОКАТО. Запись не должна быть длиннее 100 знаков. Слова «район», «область», «поселок», «станция» можно сокращать, «село» и «станица» сокращению не подлежат.

Графа 4. Гражданство (не сокращать) и код по ОКИН:

для граждан РФ – 1;
двойное – 2;
иной страны – 3;
без гражданства – 4.

Графа 5. Информация об уровне владения иностранным языком: нужно обозначить язык словами и цифрой кода и достаточность его освоения по принятой иерархии:

«читаю и перевожу со словарем» – цифра 1 в окошке кода;
«читаю и могу объясниться» – код 2;
«свободно владею» – цифра 3.

Графа 6. Чтобы оставить сведения о полученном образовании, надо записать все оконченные учебные заведения, указать полученную квалификацию с кодом по ОКСО и реквизиты полученных дипломов.

бухпроффи

Важно! Если обучение в учебном заведении не было окончено, то пишется последнее полное полученное образование. Если учеба продолжается на момент работы (например, заочно в вузе), нужно указать курс обучения или количество прослушанных курсов.

Графа 7. Сюда заносится название профессии, на которую трудоустраивается работник в данной организации (формулировка по штатному расписанию), и ее код по ОКПДТР. Можно указать дополнительную профессию, если она может оказаться важной.

Графа 8. Стаж (по данным трудовой книжки) указывается на дату трудоустройства с точностью до дня с разбивкой на общий и непрерывный.

Графы 9-10. Семейное положение и близкие родственники работника (супруг, родители и/или дети, родные братья и сестры), код по ОКИН:

не был женат (не была замужем)– код 1;
в браке – цифра кода 2;
в гражданском браке – цифра 3;
вдова или вдовец – 4;
в разводе – 5.

Графа 11. Паспортные данные выписываются из документа.

Графа 12. Прописка и фактическое место проживания формулируются по тем же правилам, что и графа 3. Нужен также контактный номер телефона самого сотрудника и его ближайших родичей.

Раздел о воинском учете

Заполнение этого раздела актуально только для военнообязанных, в основном сотрудников мужского пола.

Информация вносится на основании военного билета или документа, что был выдан вместо утерянного. Возможно наличие удостоверения военнослужащего запаса или подлежащего призыву.

Внимание! После заполнения обоих разделов кадровик и работник должны перепроверить внесенные сведения и засвидетельствовать их своими подписями.

Прием на работу и переводы на другую работу

Приведенная таблица должна быть заполнена во всех графах, слова следует писать без сокращений:

дата трудоустройства или перевода в обычном формате;
структурное подразделение, где будет трудиться работник;
должность (по штатному расписанию);
оклад и надбавка (цифрами, в рублях);
номер и дата приказа о принятии на работу (переводе);
личная виза работника (роспись).

Аттестация

Также должны быть заполнены все пункты таблицы, нужно указать:

дату, когда проходила аттестация;
ее результат;
номер и дата соответствующего протокола;
№ решения аттестационной комиссии.

Повышение квалификации

Если сотрудник в процессе работы проходил спецобучение, это нужно отразить в данном разделе, указав:

период (с… – по…);
вид пройденного обучения (курсы, тренинг и т.п.);
учебное заведение, где проходило обучение;
данные о полученном подтверждающем документе;
информация о приказе, которым сотрудника направили повышать квалификацию.

Профессиональная переподготовка

Иногда работодатели переучивают за свой счет нужного им сотрудника, давая ему дополнительную квалификацию.

В табличной форме вносятся сведения:

о периоде переподготовки (даты);
о профессии, полученной сотрудником;
номер и дата выдачи документа о прохождении;
номер приказа о направлении на переподготовку.

Поощрения и награды

Перечислить, как отмечали работника на различных уровнях (местном, министерств и ведомств, государственном): отметить вид награды (грамота, ценный подарок, денежная премия и пр.) и указать номер соответствующего приказа.

Отпуск

Информация вносится на основании приказов на отпуск по предприятию относительно всех его видов:

Ежегодного оплачиваемого отпуска.
Дополнительного отпуска.
По уходу за ребенком.
По беременности и родам.
Ученическому отпуску.
А также отпуска, предоставленного работнику и за свой счет.

бухпроффи

Важно! Сначала вносится дата ухода в отпуск, а дата его окончания дописывается только по возвращении сотрудника на работу. Нельзя вписывать планируемую дату выхода, поскольку не исключено, что сотрудник будет отозван из отпуска или же отдых может быть продлен.

Социальные льготы

Перечисляются получаемые сотрудником льготы и их основания со ссылкой на подтверждающий документ и нормативные акты.

Дополнительные сведения

Сюда вписываются сведения, не указанные ранее, но могущие иметь важность для работодателя, например, умение и право водить автомобиль, информация о прохождении заочного обучения, наличие инвалидности и др.

Основания прекращения трудового договора

Данный раздел оформляется при окончательном прощании с сотрудником. Сведения вносятся в той же формулировке, как они записываются в трудовую книжку и приказ об увольнении сотрудника составленного по форме Т-8.

Что вносится в данный раздел карточки:

причина увольнения работника;
номер и дата приказа об увольнении;
дата ухода сотрудника из компании.

После заполнения этого раздела снова необходима сверка кадровиком и самим увольняющимся, подтвержденная их подписями.

Внимание! Закрытая личная карточка сотрудника подписывается увольняющимся работником с полной расшифровкой оставляемой должности, так же расписывается и заполняющее карточку лицо.

Для полного и всестороннего учёта персонала в организациях применяются личные карточки работников. На их основании формируется картотека личного состава. В зависимости от количества сотрудников, карточки располагаются в картотеке либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям. В качестве бланка применяется унифицированная форма № Т-2, которая отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Форма состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы содержат общие сведения о сотруднике и заполняются при его принятии на работу; третья и четвертая - заполняются в процессе работы.

Согласно Постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1, ведение личных карточек работников обязательно для организациий. На предпринимателей данное обязательство не распространяется, но они также вправе их вести (поскольку в некоторых случаях это даже полезно, например, в управленческих целях).

Заполнение формы личной карточки

Процесс заполнения и ведения карточек полностью возлагается на кадровую службу организации. На сегодняшний день существует масса программ, позволяющих сделать этот процесс простым и удобным.

Законодательством строго не оговаривается в какой именно момент должна заводиться на сотрудника карточка. Оптимальный вариант - сразу после издания на него приказа о приеме на работу. Связано это с тем, что запись в трудовой книжке о его приеме должна одновременно дублироваться и в его личной карточке.

Для оформления и заполнения карточки применяются следующие документы: заключенный с работником ; ; паспорт; трудовая книжка; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу документы воинского учета; документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; сведений, сообщенных о себе работником (например, в ).

В некоторых случаях, в зависимости от специфики работы, работодатель может запросить от лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные действующим законодательством РФ.

При заполнении формы № Т-2 необходимо указать коды, согласно общероссийским классификаторам: информации о населении (ОКИН), специальностей по образованию (ОКСО), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Рассмотрим подробнее лишь некоторых пункты унифицированной формы № Т-2, которые могут вызвать вопросы при заполнении.

На титульном листе, в графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника.

Раздел 1. Общие сведения
Пункт 5. "Знание иностранного языка" - предусмотрены следующие степени знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".
Пункт 8. "Стаж работы" - указывается стаж, рассчитанный исходя из записей в трудовой книжке.

Раздел 2. Сведения о воинском учете
В случае если сотрудник является офицером запаса , информация для данного раздела берется из военного билета:
Пункт 1. "Категория запаса" - на офицеров запаса отметки в данном пункте не делаются.
Пункт 3. "Состав (профиль)" - записывается полное название состава (без сокращений) в соответствии с пунктом 7 "Наименование профиля" третьей страницы военного билета.
Пункт 4. "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное кодовое обозначение военно-учетной специальности, в соответствии с пунктом б "ВУС №" третьей страницы военного билета).
Пункт 5. "Категория годности к военной службе" - заполняется исходя из записи пункта 15 "Сведения о медицинских освидетельствованиях" страниц 10-13 военного билета. Категории имеют следующие буквенные обозначения: А - годные к военной службе, Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями, В - ограниченно годные к военной службе, Г - временно не годные к военной службе. Если в военном билете не указана категория годности, тогда в 5 пункте 2 раздела личной карточки ставится категория "А".
Пункт 7. "Состоит на воинском учете:" (все данные в пункте оформляются простым карандашом) - строка "а" заполняется, если имеется мобилизационное предписание или штамп о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний (в карточке работника указываются данные из пункта 16 страницы 14-21 военного билета); строка "б" заполняется, если работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время (в карточку заносятся серия и номер удостоверения об отсрочке, номер перечня должностей и профессий, а также дата оформления отсрочки военным комиссариатом).

В случае, если сотрудник подлежит призыву на военную службу, пункты 1, 3, 4 и 7 раздела 2 не заполняются.
Пункт 2. "Воинское звание" - делается отметка "подлежит призыву".
Пункт 5. "Категория годности к военной службе" - делается запись на основании данных из "приписного свидетельства" гражданина (на 1 странице в разделе 1 "Общие сведения" после слова "признан”) в виде буквы соответствующей категории (А, Б, В или Г).

Пункт 8 заполняется, если работник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к воинской службе по состоянию здоровья. В этом случае в графе пишется "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

Раздел 3. Прием на работу, переводы на другую работу
Все данные должны вносится в раздел на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, а также и обязательно доводиться до сведения сотрудника под его роспись.

Раздел 10. Дополнительные сведения
В данном разделе могут быть отражены сведения, позволяющие вести более полный учет работников (пример: "имеет водительское удостоверение категории В", "инвалид II группы" и т.п.).