Что говорить при звонке в отдел кадров. Телефонный звонок по поводу трудоустройства

Если Вы хотите трудоустроиться в конкретную фирму, необходимо тщательно подготовиться к телефонному звонку в отдел кадров или секретарю. При этом вы формулируете цель обращения (зачем звоните), что вы можете предложить, продумываете начало и конец разговора, ответы на наиболее вероятные вопросы. Готовите ручку, бумагу, резюме. Садитесь удобно, предупреждаете, чтобы вас не отвлекали.

Дозвонившись, здороваетесь, спрашиваете, с кем могли бы переговорить по вопросам трудоустройства (не забудьте записать имя и отчество сотрудника). Когда вас соединят, здороваетесь еще раз и представляетесь - четко произнеся свое имя (имя и отчество) и фамилию (сначала имя, потом фамилия). Такой порядок более предпочтителен, поскольку добавляет вам солидности, в то время как обратный напоминает больше школьный вариант.

Озвучьте цель вашего звонка и поинтересуйтесь, есть ли у собеседника сейчас время для разговора с вами (например, «я звоню по поводу возможного трудоустройства, смогли бы вы уделить несколько минут?»). Если в данный момент вам не могут уделить внимание, поинтересуйтесь, когда можно перезвонить. Формулируйте такой вопрос конкретно, предлагая некоторые альтернативы на выбор (например, «лучше перезвонить завтра или в среду в первой половине дня?»). В этом случае уменьшается вероятность отказа.

Если у собеседника есть возможность переговорить с вами прямо сейчас, то кратко опишите, что вы можете предложить, используя заранее подготовленное краткое сообщение о собственных достоинствах: квалификации, опыте, личных качествах, навыках, способностях. Формулируйте ваши предложения, используя формулировки: «вас, возможно, заинтересует…». Будьте лаконичны. Помните, ваша цель – договориться о собеседовании или о возможности выслать резюме. Вероятно, вам будут задавать вопросы, будьте готовы на них ответить. Приготовьте и свои вопросы.

Если вам предложили приехать на собеседование, уточните дату и время, с кем будет проходить собеседование, адрес. Если договориться о собеседовании не удалось, попросите о возможности представить свое резюме. Получив разрешение, вышлите его как можно быстрее. Если не удалось даже это, постарайтесь получить разрешение позвонить повторно - ситуация может измениться.

В конце разговора не забудьте поблагодарить за уделенное вам время.

Описанный выше способ имеет ряд достоинств. Он демонстрирует, что вы внимательно следите за состоянием дел на рынке труда и можете анализировать информацию. Осуществляя телефонный звонок по собственной инициативе, вы, скорее всего, окажитесь первым (ой) и выделитесь из «потока», что работает в вашу пользу. Если вы грамотно провели разговор, вызвали интерес работодателя, это даст хороший результат - о вас вспомнят, как только потребуется специалист вашего профиля.

Поисковый визит осуществляется наудачу и адресован руководителю интересующего вас предприятия и организации. Цель поискового обращения - сбор информации о потребности в кадрах: возможных реальных и потенциальных вакансиях. Хорошим примером поискового визита может служить обращение в управленческие структуры соответствующих ведомств.

Письменные обращения в организации с информацией о своих профессиональных знания, умениях и навыках осуществляется посредством использования персонального резюме.

О техниках общения, которые позволяют обойти секретаря, рассказывает наш эксперт, бизнес-тренер Виталий Кравчук. Приемы пригодятся не только менеджерам по продажам, но и всем специалистам, которые хотят дозвониться до лица, принимающего решения.

Распространенное заблуждение, что секретарь - естественный враг всех менеджеров по продажам. И, соответственно, его нужно победить любым способом - «на войне как на войне».

Это происходит потому, что уровень общения многих людей, которые звонят в приемную, оставляет желать лучшего. И у секретарей выработалась устойчивая отрицательная реакция на любые холодные звонки.

Истинная цель секретаря - оградить руководство от непрофессиональных предложений и разговоров. Задачей же менеджера является максимальное сокращение затрат времени и усилий на разговор с секретарем.

Техники прохода секретаря делятся на две большие группы.

Мы не знаем имя лица, принимающего решение

1. Простой вопрос. Очень простая техника и поэтому эффективная. Отлично работает, если мы заранее знаем должность специалиста, который нам нужен.

Мы просто звоним в приемную, просто спрашиваем телефон сотрудника. Мы не говорим секретарю, что хотим что-то продать или предложить. И у нее в голове не срабатывает схема - отказать/сказать «высылайте на е-мейл».

Если это не секретная военная база, то у секретаря, как правило, нет установки не давать телефон сотрудников. Раз мы спрашиваем номер конкретного специалиста - значит, нужно. Возможно мы партнеры, возможно клиенты, возможно проверка - масса вариантов. Секретарю гораздо проще ответить на вопрос, чем начинать думать и выяснять, кто бы это мог быть.

Диалог состоит из:

• Приветствие
• Краткое представление (имя, фамилия, компания)
• Простой вопрос

«Добрый день, меня зовут Виталий Кравчук, компания АБС. Подскажите, пожалуйста, как дозвониться до вашего начальника ИТ?».

2. Урезанный простой вопрос . Можно выбросить краткое представление: «Добрый день, подскажите, как дозвониться до начальника ИT?».

Если для очистки совести секретарь спросит «а кто вы?» - в ответ мы просто представляемся в формате имя, фамилия, компания. Для значимости можно добавить и отчество.

Большинству секретарей этого будет достаточно («Я свою работу выполнила, всем подряд телефоны не раздаю»). И даст контакт или переключит на нужного специалиста.

Также секретарь может спросить: «А по какому вопросу?» . Отвечаем с достоинством: «По рабочему». Дальнейший диалог уже будет похож на допрос, поэтому только особо настойчивый секретарь продолжит их задавать.

3. Этого будет достаточно. Прием как раз для особо настойчивых секретарей. Важно говорить уверенно, с чувством собственного достоинства: «Скажите директору, что звонит Виталий Кравчук, этого будет достаточно».

4. Уточнение с альтернативой . Похоже на технику простых вопросов. По моим наблюдениям, очень эффективно работает на уровне технических специалистов, нормально - на уровне топ-менеджеров. Стоит применять, когда мы примерно знаем круг должностных лиц, которые могут заниматься нужным вопросом.

Диалог состоит из:

• Приветствия
• Краткого представления (имя, фамилия, компания)
• Уточнение с альтернативой

«Добрый день, Виталий Кравчук, компания АБС. Подскажите, кто у вас ответственный за обслуживание систем кондиционирования - главный инженер или главный энергетик? Главный энергетик? Соедините, пожалуйста».

5. Просьба о помощи. Мы все любим помогать, если нас об этом правильно просят. Секретари не исключение. Практика показывает, что техника отлично работает на уровне технического специалиста. На фоне менеджеров, которые считают секретарей врагами, мы выглядим гораздо позитивнее.

Вас будут и соединять чаще, и не возражать жестко.

Диалог состоит из:

• Стандартное приветствие
• Краткое представление
• Просьба

«Добрый день, Виталий Кравчук, компания АБС. Помогите, пожалуйста. С кем я могу у вас поговорить по разработке сайта? Ваши службы адресуют одна на другую, а толку нет».

6. Маркетинговое исследование. Техника позволяет переместить нас из роли продавца в роль Исследователя, у секретаря нет причин не дать нам контакт нужного специалиста. Но мой опыт показывает: на уровне топ-менеджмента работает плохо.

Звучит это так: «Добрый день, Виталий Кравчук, компания АБС. Проводим исследование рынка по работе системы продвижения. Кому я могу задать три вопроса? Как правило, это специалист, который отвечает за маркетинг в вашей компании».

7. Кто от вас мог звонить в нашу компанию ? Если мы хотим точно и быстро узнать, кто занимается нашим вопросом на уровне исполнителя - это одна из лучших техник, хоть и с элементами манипуляции фактами. Фишка техники - мы представляемся и очень подробно объясняем, чем занимаемся. Чтобы секретарь не дай бог не ошибся и не дал не тот контакт:

«Добрый день, Виталий Кравчук, компания АБС. Занимаемся внедрением CRM систем для интеграции работы отделов продаж, маркетинга и производства. Коллега оставил на столе записку с вашим телефоном - ему кто-то звонил недавно, интересовался нашей программой, но не успел представиться и разговор оборвался. Кто из сотрудников вашей компании мог нам звонить?» .

Остается только записать контакт.

Мы знаем имя лица, принимающего решение

Многие из этих техник еще лучше работают, если мы знаем имя, фамилию и должность ЛПР. Зачастую узнать это можно из Интернета. Если на сайте данных нет, можно использовать следующие способы.

• Как правильно. Обычный звонок в приемную или любой другой отдел с вопросом «Как правильно имя, отчество вашего директора?». Или звонок с просьбой: «Напомните, пожалуйста, отчество вашего директора». Тем самым создается иллюзия знакомства с директором.
• Ссылка на письмо: «Добрый день, подскажите, пожалуйста, имя отчество ЛПР. Для официального письма».

Вот техники, которые я использовал для выхода на уровень топ-менеджмента. Туда, как известно, просто так не пускают.

1. Самый замечательный. Техника выглядит очень просто. Позитивным, энергичным голосом говорим: «Соедините меня, пожалуйста, с вашим самым замечательным генеральным директором Александром Константиновичем!». Не углубляясь в дебри анализа, просто скажу, что работает на порядок лучше, чем стандартная просьба.

2. Иллюзия знакомства. Техника работает абсолютно с любыми контактами, вплоть до директоров. Диалог состоит из двух блоков: приветствие и вопрос.

«Добрый день! А Павел Алексеевич на месте, никуда не убежал?». Все! У секретаря создается впечатление, что мы знакомы и недавно говорили. И секретарь без проблем соединяет с руководителем или говорит, как его найти.

3. Иллюзия важности и срочности. Техника работает отлично. Однако предостерегаю: как вести себя потом с ЛПР, непонятно.

• Суть в том, что мы предотвращаем возможные возражения формата «отправьте на электронную почту, директор занят» и давим срочностью и авторитетом. Обязательно называем солидную должность, вроде «Директор департамента по продажам ключевым клиентам».
• После представления говорим секретарю: «Завтра будем у вас в городе, выбираем партнеров по стратегическому сотрудничеству, времени отправлять предложение и перезванивать нет, соедините с директором».

Опыт работы в активных продажах 8 лет.

Ключевые компетенции: построение и апргейд отдела продаж для компаний B2B. Внедрение в бизнес корпоративной книги продаж. Обучение торгового персонала в сегменте B2B.

Существует популярный анекдот , который полезно вспомнить, если вы недовольны поведением вашего шефа на работе: " Пункт 1 - начальник всегда прав, пункт 2 - если ты считаешь, что начальник не прав, то смотри пункт 1". Между тем в любой организации найдется сотрудник, который не ладит с начальником и критикует поведение коллег, которые во всем соглашаются с ним. Однако каким бы самодуром не был ваш начальник, вступать с ним в спор, критиковать его неверные действия и предлагать ему свои идеи, отвергая его предложения, не следует, если вы хотите заручиться его поддержкой, достичь карьерного роста по этой должности или получить какие-то прибавки к зарплате .

Безусловно, лучше всего найти такую работу, где вами будет руководить авторитетный начальник , вызывающий уважение и восхищение. Ведь подчиняться некомпетентному человеку, который не умеет контролировать свои эмоции и не является профессионалом своего дела, непросто и психологически очень сложно. Но если вы не хотите менять и мечтаете о карьерном росте, то единственное верное решение - это найти способы, чтобы дружить с руководством. А это значит, никогда не критикуйте в присутствии коллег по работе своего начальника и его идеи, не сплетничайте об его ошибках и промахах, научитесь вести с ним продуктивное общение. Нельзя игнорировать тот факт, что если его назначили руководителем, то в нем наверно есть что-то хорошее или у него есть блат. В любом случае он обладает лидерскими качествами характера и амбициозностью, за что его и стоит уважать .

Начальник не любит выглядеть глупым в глазах своих подчиненных. Он никогда не простит вам, если вы выставите его в неприглядном свете. Как правило, руководитель сидит в отдельном кабинете и предпочитает общаться с подчиненными по телефону. Учитывая это, предлагаем вам список фраз, которые не стоит говорить начальнику при с ним по телефону:

1. Если ваш шеф позвонит и спросит, как ответили клиенты на ваше коммерческое предложение , ни в коем случае не говорите: "они мне пока не перезвонили" или "ответа я от них пока не получил". Такие фразы означают, что вы ничего не делаете сами, а только ждете, когда вам позвонят клиенты сами. Не забывайте о том, что начальник любит инициативных сотрудников. Правильный ответ шефу: "Они обещали дать ответ сегодня до 2 часов дня, как только их получу, я сразу же перезвоню вам".

2. Если начальник спросит о какой-то работе, выполнение которой не входит в ваши обязанности, никогда не говорите ему: "Этим вопросом занимается Иванов" или "Я не знаю, что это". Оправдания лишь тормозят дело. Начальник всегда прав и рассуждений типа: "это не мое", "это должен сделать кто-то другой" он терпеть не может. Конечно, взваливать на себя чужую работу тоже не дело, но лучше ответить в этом случае так: " Я уточню это у Иванова и помогу ему, если он не успевает". Такой ответ напомнит начальнику, что он обратился со своим вопросом не по адресу.

3. Если ваш начальник поймет, что вы часто любите повторять фразу: "Мне об этом никто не говорил" или "Я это письмо не видел", то у него сложится впечатление, что вы человек хитрый или забывчивый. Никогда не говорите их своему шефу. Лучше согласиться с ним и ответить, что вы хорошо помните об этом поручении и скоро представите ему результаты проделанной работы. Конечно, такой ответ может не понравиться начальнику, зато у него не сложится плохое мнение о ваших профессиональных качествах, если вы после этого предпримите срочные меры, чтобы выполнить поручение или найти письмо .

4. Некоторые нерадивые сотрудники вспоминают о поручении начальника только тогда, когда он уже требует доложить о результатах проделанной работы и думают, что им шеф все простит, если ему сказать: "Я не успел, у меня было так много работы" или "Не хватило времени, я очень загружен". Аргументируя невыполнение порученной работы нехваткой времени, вы подписываетесь в собственном непрофессионализме. Услышав такие фразы, начальник сразу подумает, что вы не справляетесь с работой и вам надо искать замену.



5. Если ваш начальник имеет привычку вам в любое время дня и ночи, никогда не отвечайте ему унылым голосом. Слова "Алло", "Говорите" и "Я вас слушаю!" оставьте для тех, кто вам уже изрядно надоел. От вашего умения вести переговоры с начальником зависит то, как он будет относиться к вам. Вежливый тон и грамотно построенный разговор по телефону может склонить начальника к мнению, что с вами стоит дружить и больше общаться. Никогда не употребляйте во время разговора с ним "слова-сомнения", например, скорее всего, наверное, может быть, возможно, я не уверен, это только мое мнение и так далее. Они выражают вашу неуверенность в себе и равнодушное отношение к работе.

6. Никогда не говорите начальнику: "Я не смог до вас дозвониться" или "Мы никак не можем связаться друг с другом". Конечно, дозвониться до начальника, который постоянно говорит по телефону с кем-то, иногда представляет собой жуткую проблему. Однако для вас не должны существовать барьеры, которые вы не сумеете преодолеть, если это касается производственных задач, от успешного решения которых зависит не только ваша, но и репутация вашего шефа. Необходимо сделать все, чтобы нужная начальнику информация дошла до него в требуемые сроки. Лгать и придумывать отговорки не нужно, ведь это все равно, что расписаться в собственном бессилии.